En bref :
- Kairos est la plateforme numérique de Pôle emploi devenue France Travail, destinée à simplifier la gestion des parcours de formation des demandeurs d’emploi.
- Elle permet aux organismes de formation d’envoyer électroniquement conventions, attestations et documents justificatifs, réduisant considérablement les délais administratifs.
- L’accès est strictement réservé aux structures référencées sur La Bonne Formation, garantissant la qualité et la conformité des formations concernées.
- Kairos facilite le suivi en temps réel des dossiers de financement, renforçant l’accompagnement des demandeurs d’emploi dans leur parcours.
- Des alternatives existent pour les organismes non inscrits ou pour les formations non référencées, assurant la continuité des échanges avec Pôle emploi.
Qu’est-ce que la plateforme Kairos de Pôle emploi et quel est son rôle dans la gestion de formation ?
Lancée en 2017 par Pôle emploi, aujourd’hui intégré dans France Travail, la plateforme Kairos est devenue un outil incontournable pour les échanges administratifs liés aux parcours de formation. Elle permet de dématérialiser l’envoi des conventions de formation, attestations d’assiduité, bilans pédagogiques, et autres justificatifs.
Conçue pour fluidifier la communication entre les organismes de formation et France Travail, Kairos réduit les risques d’erreurs de saisie et accélère notablement le traitement des dossiers. Cette digitalisation s’inscrit dans une tendance forte à l’amélioration des outils numériques facilitant la recherche d’emploi et l’optimisation du suivi des parcours professionnels.
Les bénéfices concrets de l’utilisation de Kairos pour les organismes de formation
Avec Kairos, les organismes de formation peuvent transmettre les documents administratifs essentiels en quelques clics, évitant ainsi l’envoi fastidieux par mail ou courrier. Cela se traduit par :
- Un gain de temps considérable dans la gestion des dossiers de prise en charge.
- Une réduction des erreurs liées aux saisies manuelles.
- Un suivi transparent en temps réel de l’état des conventions transmises (acceptée, en attente, rejetée).
- Une relation simplifiée avec les conseillers France Travail, qui sont automatiquement informés des nouvelles pièces déposées.
Qui peut accéder à la plateforme Kairos et à quelles conditions ?
L’accès à Kairos est strictement encadré. Seuls les organismes inscrits sur La Bonne Formation, disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) valide, peuvent bénéficier de cet espace sécurisé. Cette condition garantit la qualité des formations et des structures engagées.
Cette plateforme est utilisée pour toutes les formations financées ou cofinancées par France Travail, que ce soit dans le cadre d’un accompagnement individuel ou d’un plan régional. Qu’il s’agisse d’organismes publics, privés ou associatifs, l’éligibilité dépend donc de ce référencement officiel.
Comment se connecter facilement à Kairos ?
La connexion à la plateforme est simple et sécurisée. Les étapes sont les suivantes :
- Accéder au site officiel kairos.pole-emploi.fr.
- Cliquer sur le bouton « Accès à Kairos » en haut à droite.
- S’identifier avec vos identifiants personnels (login et mot de passe) fournis après validation de l’inscription.
Chaque organisme dispose d’un compte principal, avec la possibilité de créer des utilisateurs secondaires pour faciliter le travail collaboratif.
Les étapes pour transmettre une convention de formation via Kairos
Envoyer une convention via Kairos s’effectue en quelques étapes claires :
- Se connecter à l’espace « Conventions » sur la plateforme.
- Cliquer sur « Ajouter une convention ».
- Remplir les informations requises concernant le stagiaire, l’intitulé de la formation, les dates, ainsi que le coût.
- Joindre les documents essentiels au format PDF.
- Valider et envoyer la demande.
Le dossier est ensuite accessible au conseiller France Travail qui peut suivre, valider, demander des ajustements ou rejeter la demande. Chaque mise à jour du statut est communiquée à l’organisme via notification.
Procédure d’inscription sur Kairos pour un organisme de formation
Pour rejoindre Kairos, un organisme doit remplir un formulaire en ligne dans la rubrique dédiée « Demande d’accès ». Voici les éléments demandés :
- Informations administratives complètes.
- Justificatifs obligatoires : numéro de déclaration d’activité (NDA), relevé d’identité bancaire (RIB), attestations URSSAF, etc.
- Attente de validation par les équipes de France Travail.
Le délai habituel de validation est de 7 à 10 jours ouvrés selon les régions, après quoi un identifiant est attribué pour accéder à la plateforme.
Utilisation de Kairos avec France Travail : continuité et nouveautés
Depuis 2024, Kairos est l’outil officiel adopté par France Travail pour gérer les échanges concernant les formations. Malgré le changement de nom et de structure, les usages restent identiques, facilitant l’adaptation des utilisateurs.
Les URL d’accès et identifiants demeurent inchangés, et les notifications comportent désormais le nom de France Travail. Cela assure une continuité optimale du service tout en marquant la modernisation de l’organisation de l’emploi en France.
Alternatives possibles à Kairos pour les démarches avec Pôle emploi
Dans certaines situations, Kairos ne peut pas être utilisé. Voici les alternatives envisagées :
| Situation | Alternative proposée |
|---|---|
| Formation non référencée sur La Bonne Formation | Transmission directe par mail au conseiller France Travail |
| Organisme non inscrit sur Kairos | Envoi des documents par courrier ou via l’Espace Partenaire |
| Problème technique sur la plateforme | Utilisation temporaire du formulaire papier ou échange par mail |
Dans tous les cas, il est conseillé de contacter son conseiller France Travail pour connaître la procédure la plus adaptée.
L’utilisation détaillée de Kairos pour déposer une convention est expliquée dans cette vidéo, idéale pour les nouveaux utilisateurs.
Ce tutoriel complète la présentation en détaillant les fonctions avancées et le suivi des dossiers de formation.
Qui peut créer un compte sur Kairos ?
Seuls les organismes de formation référencés sur La Bonne Formation avec un numéro de déclaration d’activité valide peuvent créer un compte et accéder à la plateforme.
Comment suivre l’avancement d’une convention déposée sur Kairos ?
Une fois la convention transmise, elle apparaît sur votre espace personnel, avec un statut indiquant si elle est en attente, validée ou rejetée, vous recevez également des notifications en cas de mise à jour.
Que faire si je rencontre un problème technique sur la plateforme Kairos ?
En cas de difficulté technique, contactez le support France Travail ou utilisez les alternatives telles que l’envoi par mail ou courrier, en lien avec votre conseiller France Travail.
Kairos est-elle obligatoire pour toutes les formations financées ?
Oui, pour toutes les formations financées ou cofinancées par France Travail, Kairos est désormais l’outil officiel pour la transmission des documents administratifs.
Peut-on ajouter plusieurs utilisateurs pour un organisme sur Kairos ?
Oui, la plateforme permet de créer des comptes secondaires afin que plusieurs collaborateurs puissent accéder et gérer les dossiers simultanément.